Mejora la comunicación en tu empresa de esta manera

El primer paso para mejorar la comunicación dentro de un equipo es especificar exactamente quién pertenece a él en primer lugar. Esto puede sonar obvio. Pero un estudio encontró que menos del 10% de los 120 equipos encuestados fueron capaces de identificar correctamente quién era parte de sus respectivos grupos.

Además de conocer a cada uno de los miembros del equipo, es importante para el profesional del curso comunicación tener bien claros los roles y responsabilidades de cada una de estas personas. Estos dos pasos juntos asegurarán a los miembros saber con quién comunicarse, dependiendo de cada una de las necesidades que surjan. Y eso simplificará en gran medida la comunicación de la oficina.

Existen contextos en los que los procedimientos pueden ser más engorrosos que eficientes. Cuando se trata de la comunicación, no siempre es el caso. Esbozar los procedimientos para las necesidades comunes de comunicación eliminará la confusión proporcionando a los empleados un plan de acción bien definido.

Por ejemplo, puedes exigir que se envíen por escrito todas las solicitudes de un determinado tipo. O podrías facilitar una hoja detallando cómo cada uno en el equipo prefiere ser contactado para ciertas peticiones. Si no estás seguro por dónde empezar, presta atención a las preguntas más frecuentes dentro del equipo; esos serán los temas que más merezcan el desarrollo de un procedimiento.

No es suficiente para crear estos procedimientos el enviar un memo, y dedicarle sólo un día. Debes implementar y desarrollar constantemente estos procesos para que generar una comunicación efectiva. Asegúrate que todos en tu equipo estén entrenados en estos nuevos procesos, y notifica al personal de cualquier actualización a medida que se apliquen.

Como parte de los procedimientos que creaste, es buena idea proporcionar a los empleados plataformas en las que puedan compartir actualizaciones de proyectos, nuevas ideas, preguntas y preocupaciones. Esto ayudará a que los equipos permanezcan en contacto regular y reduzcan la necesidad de confiar en el correo electrónico o reuniones formales (que pueden representar un uso efectivo del tiempo, pero no necesariamente son herramientas de comunicación eficaces). Plataformas digitales como Slack y Asana son ideales para esto. Algunas compañías también encuentran la distribución de un boletín de noticias interno sobre una base regular de ayuda para mantener a todos en sincronía.

El tiempo dedicado a charlar junto a la nevera, el dispensador de agua o durante las caminatas de mediodía no son un desperdicio. Es en cambio una inversión en la construcción delasrelaciones positivas entre compañeros de trabajo. Las conversaciones casuales son una oportunidad para que los compañeros de trabajo comuniquen su carácter el uno al otro y construyan una mutua semblanza que les enseñará como conectar con otros en el espacio de trabajo. Cuando tus empleados se conocen y preocupan unos por otros, es más probable que entiendan los estilos de comunicación del otro, trabajen en colaboración y compartan un modo de retroalimentación más honesta. Y eso puede hacer maravillas para la productividad de tu empresa.

Tu equipo será más propenso a involucrarse en una comunicación frecuente y constructiva cuando ese comportamiento sea aprobado por el líder del grupo. Modela los estilos de comunicación que deseas ver, tratando a los empleados con respeto, haciendo solicitudes concretas y accionables, pidiendo y haciendo comentarios honestos, celebrando el trabajo en equipo y trabajando continuamente para mejorar tus propias habilidades de comunicación.

Cuando pones el foco en mejorar la comunicación dentro de tu equipo, facilitas una mayor productividad, mejoras la moral y construyes una cultura de oficina más saludable. Por eso es tan importante hacer de la comunicación efectiva una prioridad para toda la compañía. Si no sabes por donde comenzar, ten presente lo siguiente.

¿De qué manera te conectas actualmente con tu equipo? ¿Email? ¿Teléfono? ¿Skype? ¿Has considerado mensajería de texto masiva? ¿Qué pasa con el software de gestión de relaciones con clientes (CRM)? No es 1999 – tus opciones de comunicación son ilimitadas.

Si regularmente envías correos electrónicos masivos que no se leen tan a menudo como deseas, echa un vistazo a una plataforma de marketing SMS (mensaje de texto) que te permita comunicarte directamente de forma interna con varios teléfonos a la vez sin agregarlos a un grupo de chat. Es menos intrusivo que una llamada telefónica, y el 99% de los mensajes de texto se leen en tres minutos.

Algunas veces, una renovación de la comunicación requerirá modificaciones en otros aspectos de tu negocio. Por ejemplo, si tu equipo dedica mucho tiempo al panel de tu sitio web, podría ser el momento de pasar a un sistema de gestión de contenidos simple y moderno. Si conectas tu software de CRM compatible a tu web, tu equipo de ventas podrá agregar notas y comunicarse entre sí sin necesidad de abrir varias plataformas de software, y como este podrás encontrar un sinfín de propuestas y soluciones.

Desarrollo de Habilidades de Comunicación