Jefe de proyectos: ¿Quién es y por qué las empresas lo solicitan?

Una empresa suele funcionar en base a proyectos o metas, las cuales deben ser alcanzadas. No obstante, estas a su vez crean subtareas y procesos los cuales contribuyen a llegar a dicha finalidad. La tarea de un jefe de proyectos es planificar, coordinar y supervisar cada uno de los pasos de un proceso.

Es así como esta persona deberá crear una estrategia la cual organice cada uno de los pasos, además de las personas involucradas y las herramientas de trabajo necesarias. También deberá organizar a los equipos de trabajo al darle las indicaciones y pautas de sus tareas a realizar. Lo cual es crucial para posteriormente velar que dichos parámetros se cumplan y que no ocasionen retrasos al proyecto.

De esta forma esta persona es la piedra angular de los logros de una compañía. Ya que gracias a la labor de esta persona cada uno de los objetivos no solo serán cumplidos. Sino que tendrán el soporte y supervisión necesario para cumplirlos dentro de las mejores condiciones y periodos de tiempo.

Un jefe o director de proyectos por lo general tiene varias responsabilidades a su cargo. Ya que es una figura que suele dirigir a los equipos y por ende su compromiso con los objetivos de la empresa deben ser altos. Porque el propósito de este puesto es hacer lo necesario para que los flujos de trabajo no se detengan.

Entre las principales funciones de un jefe de proyectos se encuentran:

• Determinar los objetivos.
• Crear un plan de procesos.
• Coordinación de las herramientas y recursos.
• Delegar tareas a los líderes de equipos o responsables.
• Monitorear las tareas y progresos.
• Solventar problemas o facilitar soluciones.
• Establecer y mantener relaciones con terceros.
• Tomar decisiones ante cambios en la planificación en función de lograr el objetivo final.

Cabe destacar que dicha funciones pueden cambiar o ser adaptadas según cada empresa y los proyectos o metas que tengan.

Hoy en día es común ver que en las ofertas de empleo se solicitan ciertas características de un project manager asociados al liderazgo, la organización y la cooperación. No obstante, estas no son las únicas características que esta persona debe poseer para asumir el cargo. Debido a que al interactuar con otras personas y tener que socializar y trabajar en equipo debe también tener las siguientes cualidades:

1. Resiliencia:

Ya sea por situaciones de trabajo a nivel personal, por lo general una persona con este cargo debe mantener un estado de ánimo neutral para poder tomar decisiones. Porque de ello depende el rendimiento a futuro del equipo. Es así como estas personas deben aprender a controlar sus emociones de la mejor forma. Y si bien es algo difícil, también es necesario puesto que habrá días donde el estrés del trabajo puede ser más alto que otros días. Lo cual no es favorable para su vida personal ni mucho menos para enfrentarse al trabajo al siguiente día.

2. Empatía:

A pesar de que es un punto muy predecible, aún así pocos saben cómo llevarlo a cabo. Ser empático no es actuar y pensar en función de los demás. Se trata de comprender que cada trabajador es diferente y que sus actitudes responden a alguna situación, ya sea de alegría o tristeza. Por lo tanto, el trabajo del project manager es considerar dichos factores para encontrar soluciones. Ya sea hablando con la persona, ofreciéndole ayuda o buscar alternativas para facilitar el proceso. Aunque todo esto se debe de llevar a cabo con la ayuda del o los trabajadores involucrados. Es así como la comunicación y la honestidad son fundamentales para lograr este punto.

3. Ética:

Parte de las funciones de un jefe de proyectos es asumir sus tareas con gran responsabilidad, ya que a su cargo están varias personas involucradas.

Aún así, su papel y funciones son muy importantes. Es por ello, que debe cuidar de hacer bien cada una de sus tareas y responsabilidades, para que las mismas no tengan consecuencias en los proyectos.

4. Pensamiento crítico:

Un proyecto en sí mismo necesita planificación y para ello se debe plantear correctamente toda su ejecución. En consecuencia, se debe valorar cada una de las tareas, incluyendo el número de personas involucradas, el tiempo de ejecución y la dificultad de las mismas. Incluso si dependen de terceros u otros departamentos. Para planificar se deben estudiar las opciones disponibles, los factores que intervienen y las mejores estrategias para llevar a cabo el plan con efectividad.

5. Adaptabilidad:

Un profesional en esta área debe ser capaz de coordinar cualquier proyecto, o al menos es lo que se espera del mismo. Sin embargo, esto se debe llevar a cabo a través de un estudio del objetivo final y el método de trabajo de la empresa. Asimismo, esta persona deberá adaptarse a las condiciones laborales, a los trabajadores y terceros involucrados en el proceso. Para posteriormente ser quien oriente a cada uno de ellos en la ejecución del proceso. En este punto es fundamental que la persona no solo pueda adaptarse, sino aprender de su entorno para conocer a fondo el esquema de trabajo y mejorarlo desde su posición. En el caso de que no esté familiarizado con el sector de la empresa.