Mejora tu Productividad Laboral: 10 aspectos a considerar

La Productividad Laboral es la medida de la eficiencia del trabajo de una persona y su relación con el tiempo y recursos utilizados. Con ella medimos la cantidad de recursos que se invierten (dinero, materia prima) y el resultado obtenido. Cuanto más productivo es el trabajo, más eficiente es la empresa.

La productividad es medible, pudiéndose calcular con la fórmula = Productos o servicios producidos / Recursos consumidos. Sin embargo, para medir la productividad se requieren de más indicadores, entre ellos tenemos: el tiempo medio por tarea, horas extras, control de calidad, índice de rotación de trabajadores, crecimiento de ventas y beneficios por empleado.

El interés por mejorar la productividad es un motivo de preocupación constante. Como trabajador o como gerente de un negocio desearás que el tiempo laboral se organice y que se aproveche al máximo. Se suelen sumar como dificultades: estructuras empresariales complejas, falta de coordinación y problemas para recopilar información y difundirla adecuadamente.

En este apartado hemos compilado 10 aspectos esenciales que debes tomar en cuenta a la hora de mejorar la productividad, ya sea de tu trabajo personal o el de tu empresa.

Planifica tu día

Para empezar, no hay mejor forma de aumentar la productividad que planificando con detalle tu jornada de trabajo. Organizar tus tareas te hará perder menos tiempo y ser más eficiente y además, te ayudará a saber qué es lo próximo que debes hacer una vez hayas terminado con algún asunto.

La planificación y previsión de tareas, dirigidas a conseguir las metas, contribuye a alcanzar niveles más altos de productividad. En tu planificación, no olvides apuntar intereses, objetivos, estrategias o acciones así como la forma y personas que necesitarás para desarrollarlas.

Define objetivos claros

Los objetivos claros son un incentivo para mantenerse motivado, tanto personal como grupalmente. Debes hacer énfasis en trabajar los objetivos a corto y mediano plazo, sin descuidar los de largo plazo que son los más importantes, pero al estar alejados en el tiempo tienden a generar procrastinación.

A la vez, dependiendo del objetivo, es buena práctica establecer periodos de tiempo para revisar su ejecución (diaria, semanal, mensual) que aporte información sobre su progreso y poder realizar ajustes si es necesario.

Mantén organizado tu espacio de trabajo

El entorno donde realizarás tus actividades laborales debe ser ordenado, cómodo y limpio. Así mismo este ambiente debe en lo posible ser tranquilo y con poco ruido, esto te permitirá lograr una mayor concentración.

El tener un entorno ordenado también permite disponer de los insumos y elementos que necesites fácilmente, lo cual ayuda a reducir las interrupciones y la pérdida del enfoque.

Apóyate en herramientas tecnológicas

El uso de la tecnología en el trabajo es una de las principales fuerzas que impulsan la productividad en nuestros días. Existen varias herramientas fáciles de usar que pueden hacerte las tareas más sencillas.

Entre las más usadas tenemos Google Drive donde puedes crear documentos o formularios y trabajar en forma simultánea con varias personas. Otras de utilidad son Evernote o Google Keep que son muy usadas para crear listas de tareas. Existen también herramientas que incluso miden el tiempo de las actividades, generan informes de horas trabajadas y generan reportes.

Al fin de cuentas sin duda que conviene apoyarse en estas soluciones si buscas mejorar la productividad, facilitar la comunicación y disminuir el retrabajo.

Evita el Multitasking

Es común querer aumentar la productividad en el entorno laboral realizando varias actividades a la vez, pero diversos estudios demuestran que esto sólo ralentiza los procesos y la ejecución de actividades, ya que facilita la pérdida del enfoque. Por lo que te recomendamos concentrar todos los esfuerzos en una sola actividad a la vez.

Establece prioridades

En el trabajo todas las tareas son relevantes, sin embargo antes de valorar la prioridad de alguna debemos preguntarnos ¿Esta tarea me acercará a mi objetivo? Es decir, es una tarea importante o ¿Tengo que realizar esta tarea ahora? Es decir, es una tarea urgente. Dependiendo de las respuestas a estas preguntas, podemos tener claridad para priorizarlas en nuestra planificación.

Comunícate abiertamente

La comunicación fluida entre los trabajadores va a minimizar los errores y malentendidos, además, fomentará la colaboración, reducirá la cantidad de reuniones y disminuirá el envío de correos electrónicos. Todo esto gracias a que se genera una cultura abierta que tendrá repercusión en la productividad.

Agiliza las reuniones

Optimiza las reuniones usando herramientas que permitan la aprobación de asuntos por personas autorizadas, esto va a permitir reducir el tiempo de la reunión ya que varios puntos podrán adelantarse fuera de ella.

También existen en el mercado herramientas que pueden facilitar la gestión de los puntos de las reuniones, que además permiten disponer de la trazabilidad de los temas discutidos y en donde se puede recuperar toda la información en cualquier momento.

Mantente actualizado

Es importante seguir adquiriendo conocimientos sobre nuestro trabajo, es bien sabido que el proceso de aprendizaje nunca termina, por lo cual es necesario participar en cursos, diplomados u otras actividades de formación que nos permita siempre estar actualizados en nuestra área laboral.

Por otra parte, del lado de la empresa, es conveniente ofrecer oportunidades de desarrollo profesional a sus empleados, esto va a incrementar la motivación, reducirá la fuga de personal talentoso y hará más competitiva a la organización.

Descansa lo suficiente

Tener buenas prácticas de descanso es fundamental para que podamos ser productivos. La ciencia nos recomienda dormir al menos 8 horas, y hacerlo en horas nocturnas para hacerlo coincidir con nuestro ritmo circadiano.

Por otra parte, también es recomendable despertar temprano y desarrollar una rutina saludable que incluya una alimentación balanceada y realizar ejercicio físico. Estos hábitos van a mejorar tu energía y disposición en el trabajo lo cual sin duda impactará de forma positiva en tu productividad.