​​¿Qué es el Project Management y cuáles son sus beneficios en las organizaciones?

El Project Management o Gestión de Proyectos constituye un proceso teórico práctico que se aplica para organizar, estructurar, diseñar y orientar un proyecto desde el inicio hasta su exitosa culminación.

Si deseas convertirte en un profesional en Project Management o Gerencia de Proyectos para escalar posiciones en la empresa en donde trabajas, aplicar tus conocimientos en tu propia empresa o dedicarte a asesorar a otra empresas en sus proyectos, aquí te recomendamos, el mejor máster en Project Management de Europa, el que imparte Aicad Business School, avalada entre las mejores escuelas de negocios por la revista global especializada, Forbes.

¡Adentrémonos entonces en el Project Management y ve visualizando la concreción de cualquier proyecto que tengas en mente!

El Project Management es un proceso metodológico que se orienta en la estimación, administración y cumplimiento de objetivos específicos, y aquí es importante destacar que tener objetivos claros y precisos es primordial para abordar cualquier proyecto y para ello recomendamos, plantearlos bajo el criterio SMART o Inteligente.

Los Objetivos SMART son objetivos Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y Limitados en el Tiempo. Estos puntos conforman una metodología que nos permite mantener siempre en mente los elementos indispensables a la hora de redactar un objetivo eficaz.

SMART es un acrónimo en el que cada letra identifica una característica esencial al momento de precisar nuestro Objetivo SMART. De esta forma, tenemos:

S de Specific - Específico

Cada uno de los objetivos debe ser lo más delimitado posible de acuerdo a tu negocio o proyecto. Focalízate bien en lo quieres conseguir.

M de Measurable - Medible

Los objetivos deben estar unidos a un valor numérico, aquí intervienen los KPI (Key Performance Indicator) o indicadores que se pueden utilizar para medir su eficiencia.

A de Achievable - Alcanzable

Aquí interviene la honestidad. Si bien los objetivos pueden ser ambiciosos, también deben ser posibles y realizables.

R de relevant - Relevante

Se trata de establecer objetivos que puedas realizar con los recursos humanos y materiales con los que se cuenta.

T de Time-bound – Con límite de Tiempo o Plazo de Entrega

Los objetivos deben ser cumplidos en un determinado tiempo, por ello es importante elaborar un calendario de acciones para lograr las metas.

El primer uso y explicación del término SMART, que hoy ha visto masificada su aplicación, lo hizo George T. Doran, en 1981, en un artículo publicado en Management Review, denominado “There’s a S.M.A.R.T. Way to Write Management’s Goals and Objectives”.

De acuerdo al PMI (Project Management Institute), una organización de gestión de proyectos, y su Guide of the Project Management Body of Knowledge (PMBOk), existen 5 fases en la gestión de proyectos.

La Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía PMBOK®) es la publicación bandera del PMI y es un recurso primordial para la dirección de proyectos en cualquier industria.

Las 5 fases son:

Estudio de factibilidad o de viabilidad

Esta es la primera fase de realización del proyecto, donde el objetivo es determinar si la empresa obtendrá beneficios económicos y/o estratégicos mientras realiza el proyecto.

A través de un software de gestión, se crean registros de proyectos, se analizan alcances, métodos y sectores involucrados para identificar riesgos potenciales y se aplican estudios de factibilidad en el momento requerido para comprender el costo total y la calidad. Si los números son positivos, se procede a la segunda etapa.

Planificación del trabajo

En esta fase se detallan todas las tareas planificadas y los recursos necesarios para completar el proyecto. Si esta fase no está detallada, puede impactar negativamente a la organización. Para evitar problemas es importante seguir los siguientes puntos:

• Revisar el análisis del alcance del proyecto.
• Desarrollar estimaciones de esfuerzo, costo y recursos.
• Determinar y aprobar un plan del proyecto.
• Redactar y aprobar un documento sobre los términos del acuerdo.

Ejecución

Esta es quizás la fase más importante. Porque en ella se materializan todas las ideas, planes y diseños, utilizando técnicas, recursos y procesos previamente planteados.

En ella se gestionan los entornos de trabajo, tareas, entrega de recursos y solicitudes de cambio.

Seguimiento

Aquí el analista debe verificar que todas las partes involucradas cumplan con:

• Las labores.
• Planificación.
• Y, con el objetivo de gestionar y asegurar la calidad del proyecto.

Cuando esté validado, se debe realizar un seguimiento en las áreas de control de calidad y registro de incidencias, para luego generar informes con métricas predeterminadas para mostrar a los superiores, responsables del proyecto.

Cierre

Al culminar el proyecto se debe realizar una evaluación y verificación de que los objetivos y expectativas fueron logrados, cumpliendo con la planificación.

Es necesario aplicar también un análisis de fallos del proyecto para documentar las problemáticas y ayudar a aplicar los correctivos necesarios al ejecutar futuros proyectos.

Durante esta fase, se ejecuta un checklist y se procede al cierre formal en todas las áreas, se realiza una copia de seguridad de los datos y se efectúa un análisis de los resultados para contrastarlos con las estimaciones iniciales.

De acuerdo al tipo de proyecto se pueden utilizar diferentes metodologías para alcanzar la optimización de tiempo, recursos, entre otros. Las más utilizadas son:

Secuencial tradicional

Son aquellos proyectos que se realizan etapa por etapa. Es decir, terminar una fase para empezar con la siguiente. Su ventaja es que permite gestionar en forma sencilla el avance en cada etapa con su respectivo responsable. Su inconveniente es que en caso de detectar algún fallo, se debe regresar al principio.

Agile

Tiene la particularidad de "partir" en pedazos las tareas y se establece un tiempo específico para cumplir con ella. El objetivo es que se puedan realizar proyectos que cumplan con estándares de calidad muy altos y se respeten las prioridades de la planificación. Asimismo, contribuye a la aceleración de las actividades, aumento de la productividad y mayor compromiso de las partes.

Gestión de cambio

Permite centrarse en la gestión del cambio dentro del proyecto. Con especial enfoque hacia los riesgos, aprovechando el cambio cuando se producen. En él es posible determinar los posibles riesgos fuera del alcance del proyecto y ofrecer técnicas de gestión de cambio para avanzar hacia la finalización del mismo.

En la actualidad la combinación e integración del Project Management con la transformación digital puede traer muchas ventajas y beneficios, entre los más relevantes podemos nombrar:

• Optimización de los flujos de trabajo.
• Potenciamiento del trabajo en equipo.
• Aumento de la comunicación en las diferentes áreas productivas.
• Incremento del flujo de datos entre departamentos.
• Solución de cuellos de botellas y rutas críticas.
• Economía de costos.
• Optimización de seguimiento y gestión.
• Organización de Data para proyectos futuros.
• Administración de recursos.

El Project Management, con el objetivo de disminuir o evitar fallos y aumentar la productividad, se apoya en innovadoras herramientas de gerencia y ejecución.

En la actualidad existen 3 grandes técnicas, que son: Diagrama de Gantt, Pert/CPM y Cadena Crítica.

Diagrama de Gantt

Está compuesto por dos ejes de coordenadas que contienen todas las tareas y actividades dentro del proyecto. Asimismo, se asientan las diferentes fases para identificar los eventos para todos los integrantes. Actualizarla periódicamente permite visualizar la realidad del proyecto. Sin embargo, no es recomendada para proyectos muy flexibles al cambio.

Pert/CRM

Permite identificar las actividades, dependencias y el tiempo necesario de cada una dentro de un proyecto, con el objetivo de aplicar una ecuación de probabilidad que permita determinar el tiempo total de ejecución. Esta herramienta es realmente muy útil en proyectos complejos, con tareas simultáneas y en secuencia.

Cadena crítica

Esta herramienta significa escalar en soluciones ante proyectos complejos, ya que permite simplificar las etapas de seguimiento y control. Ella permite disminuir los plazos estimados controlando el desarrollo de las tareas y, de esta forma, monitorear la velocidad para tomar decisiones oportunas.

Aicad Business School en alianza con la Universidad Guglielmo Marconi ofrecen la oportunidad de estudiar Project Management con doble certificación.

De esta manera los interesados pueden prepararse para convertirse en profesionales en una de las carreras más demandadas y mejor remuneradas hoy en día.

Con la Maestría Oficial en Project Management los egresados podrán enfrentarse a proyectos de cualquier complejidad y sector, desde una visión global y entendiendo que el futuro de las organizaciones en este momento de transformación digital pasa por el desafío de la dirección estructural en procesos y con objetivos.